Sandro Reiter

vCard und IT-Blog

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Office 365: Neue Möglichkeit zur Zusammenarbeit

Heute habe ich durch Zufall eine spannende Option in den Azure AD Organisationseinstellungen entdeckt:

Auch wenn derzeit noch Preview dran steht, finde ich die Funktion enorm nützlich. Ich weiß gar nicht, wie viele der durch mich betreuten Kunden schon danach gefragt haben.

 

Aber was hat es mit dieser Einstellung auf sich?

Auch wenn Microsoft fleißig daran arbeitet, gibt es auch in 2019 immer noch Personen die keinen Microsoft Account oder ein Office 365 / Azure AD Konto besitzen (wollen/können/dürfen).

Oftmals ist die IT in großen Konzernen sehr restriktiv und so dürfen bspw. keine privaten Accounts genutzt werden und der Einsatz von OneDrive ist frühstens in 2054 geplant.

Mit OTP (one time password) als Alternative zu klassischen Einladungen für die Zusammenarbeit in Office 365 ist auch denjenigen geholfen, die zu dem oben beschriebenen Nutzerkreis gehören.

Ein einmaliger Code in Kombination mit der eigenen E-Mail-Adresse dient als Authentifizierungsmethode um auf Inhalte zuzugreifen – Gültigkeit eines OTP: 24 Stunden.

 

Und so sieht es, anhand eines OneDrive Sharing-Prozesses, für die Benutzer aus:

Die Datei oder der Ordner wird über das Teilen-Menü mit einem externen Benutzer geteilt.

Der teilende Benutzer sendet eine Einladung zur Zusammenarbeit an die angegebene E-Mail-Adresse. 

Microsoft prüft im Hintergrund ob zu dem Konto ein Microsoft-/Azure AD-Account existiert. Wenn dies nicht der Fall ist, wird der Eingeladene auf das OTP-Verfahren umgeleitet. Der eingeladene Benutzer gibt zur Verifizierung seine E-Mail-Adresse und den Einmalcode (OTP), welcher gesondert per E-Mail versendet wird, zur Authentifizierung ein.

Nach erfolgreicher Authentifizierung kann nun endlich kollaboriert werden.

Der Besitzer bzw. Absender der Datei-/Ordnerfreigabe bekommt außerdem eine Benachrichtigung darüber, das die eingeladene Person den OneDrive-Link geöffnet hat.

 

 

Microsoft zeigt damit wieder, das Feedback gehört und berücksichtigt wird. Ich bin gespannt was sich bis zur finalen Veröffentlichung hier noch tut.

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Teams: E-Mail-Kommunikation in Kanälen anzeigen

Microsoft Teams ist in seinem Segment als “eierlegende Wollmilchsau” wohl einer der größten und gelungensten Würfe der IT-Branche in den letzten Jahren!

MS Teams hat sich so stark in meinen Arbeitsalltag integriert, das ich es nicht mehr missen möchte und vermutlich auch gar nicht kann. Ich bin bereits in Q4 2018 den Weg gegangen und habe mich als ersten User in unserem Tenant auf “teams-only”-Benutzung umgestellt.

Mein Skype for Business Client sagt mir beim Start nur noch freundlich:
Geh doch bitte zu Teams 😉
Meine letzte verbliebene S4B Funktionalität: An S4B-Meetings teilnehmen.

 

Teams auf Office 365 Gruppen aufzusetzen ist eine gelungene Entscheidung, mit einem großen Nachteil: Gruppenunterhaltungen – also E-Mails – tauchen nicht im jeweiligen Team auf. Ich muss zur Diskussion einer E-Mail diese immer erst an den Kanal weiterleiten.

 

Natürlich gibt es aber einen Workaround:

Jeder Teams-Kanal hat eine eigene E-Mail-Adresse welche auf @emea.teams.ms endet. Dieses Feature machen wir uns zu Nutze.

Als erstes empfiehlt es sich einen eigenen Kanal, beispielsweise namens “E-Mails”, im Team anzulegen.

Anschließend kann über das Kanal-Kontextmenü (•••) mit einem Klick auf “E-Mail-Adresse abrufen” die Kanal-E-Mail-Adresse ausgelesen werden.

Mit dieser E-Mail-Adresse wird im Azure AD ein Gast-Nutzer angelegt.

Der angelegte Gastnutzer muss anschließend nur noch als Mitglied zur Office 365 Gruppe hinzugefügt werden. Das erledigt am besten die PowerShell um zu garantieren das der Gastnutzer auch ein Abonnent der Gruppe wird:

#add guest user as member to o365 group
Add-UnifiedGroupLinks -LinkType Members -Identity "myO365Group" -Links "myTeamsChannelGuestUser"
#add guest user as subscriber to o365 group to receive emails
Add-UnifiedGroupLinks -LinkType Subscribers -Identity "myO365Group" -Links "myTeamsChannelGuestUser"

Ab diesem Moment werden E-Mails an die O365 Gruppe auch in dem jeweiligen Teams-Kanal zugestellt.

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Office 365: Das Periodensystem der Produkte

Die Palette an Produkten welche in Microsofts Office 365 Plattform enthalten sind, scheint bereits heute unendlich zu sein. Dennoch wächst und verändert sich das Angebot ständig weiter. Produkte kommen dazu, weniger Beliebte fliegen raus oder Dienste werden zusammengelegt beziehungsweise durch Neue ersetzt.

Ein tolles und gelungenes Beispiel für eine Kombinierung von Diensten und der Ersetzung einer Altlast ist Microsoft Teams! Teams ersetzt Skype for Business, zumindest die in Office 365 betriebene Cloud-Version. Teams vereinigt zudem auch SharePoint-Seiten und -bibliotheken, Audio- und Videokonferenzen, die Office Online Apps und vieles mehr an einer zentralen Stelle in einer einheitlichen Ansicht.

Ich möchte hier aber gar keinen Beitrag über Teams schreiben, vielleicht ein anderes Mal.

 

Kommen wir zum Thema:

Jeder wird sich wohl noch an das

Periodensystem der Elemente

aus dem Chemie- und Physikunterricht erinnern können.

Ich gebe Euch ein wesentlich interessanteres Informationsmedium an die Hand: Jeder möchte den maximalen Nutzen für sich aus Office 365 ziehen.
Das geht aber nur, wenn man in all den Funktionen nicht untergeht und sich einen Überblick verschaffen kann. Die Kollegen von jumpto365 machen sich die Mühe und haben das Periodensystem für Office 365 erstellt und halten es aktuell.

Nachfolgend findet Ihr das interaktive Periodensystem mit der Bitte sich damit vertraut zu machen – nächste Woche schreiben wir eine Leistungskontrolle dazu! 😉

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Cloud Security: Microsoft Secure Score

In meinem letzten Post habe ich das Schlagwort “Cloud” genauer erklärt. Dabei habe ich die These aufgestellt, das es schwierig bis unmöglich wird eine genauso sichere Infrastruktur anzubieten wie es die großen Cloud-Anbieter tun. Zum Einstieg dazu ein paar bewegte Bilder:

 

Was möchte uns dieses Video nun sagen? Am Ende gibt es ja einen dezenten Hinweis auf des Rätsels Lösung – ich sehe das aber etwas anders: Wozu sollte sich jeder die “beste” Security-Lösung anschaffen und gut bezahltes Fachpersonal zur Wartung & Optimierung dieser Umgebung einstellen oder einen Dienstleister engagieren der dies erledigt?

Ja, wozu eigentlich? Ich habe auch keine wirklich gute Antwort, außer das Verlangen nach (scheinbarer) Sicherheit und Kontrolle unserer Gesellschaft – darf aber nix kosten!

 

Nur damit mich niemand falsch versteht, Security ist wichtig und sollte niemals als optional angesehen werden. Ich möchte nur sagen: Braut nicht Euer eigenes Süppchen und versucht nicht das Rad neu zu erfinden. Nutzt die Möglichkeiten die Euch von wirklichen Experten, die 24 Stunden 7 Tage die Woche nichts anderes machen und genau dafür ausgebildet und bezahlt werden, angeboten werden.

 

Soviel zum Teaser: Worauf will ich eigentlich hinaus? Wer kennt den Secure Score von Microsoft?
https://securescore.office.com/

Der Azure Secure Score befindet sich getrennt vom O365- und Windows Secure Score im Azure Security Center:
https://portal.azure.com/#blade/Microsoft_Azure_Security/SecurityMenuBlade/5

 

Der Microsoft Secure Score ist ein wunderbares Werkzeug um seine eigene Office 365-, Windows- und Azure-Umgebung einem Security-Check mit Empfehlungen direkt aus Microsofts Cloud-Security Abteilung zu unterziehen. Und das Beste: Jeder Microsoft Cloud Business-Kunde hat Zugriff auf den Secure Score und kann diesen Check durchführen.

 

Es werden Verbesserungen wie das Aktivieren von Multi-Faktor-Authentifizierung über die Modifikation der Exchange Transportregeln bis hin zu Windows Defender Optimierungen vorgeschlagen. Je nach gewünschtem Secure “Highscore” lassen sich die Maßnahmen auch einschränken. Die Task-Details schaffen Klarheit über Implementierungsaufwand und Auswirkungen auf die User, außerdem ist eine Beschreibung sowie weiterführende Links in jedem Vorschlag enthalten.

 

Ich empfehle Euch mal einen Blick in den Secure Score Eurer Umgebung zu werfen. Seid Ihr zufrieden mit dem Ergebnis?

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Exchange Online: Auf welche Shared Mailboxes hat ein User Zugriff?

Erst kürzlich erhielt ich einen Anruf mit der Frage: “Sehe ich eigentlich irgendwo auf welche Shared Mailboxes ich Zugriff habe?”

Beunruhigende Stille machte sich auf meiner Seite der Leitung breit…

“Da muss ich nachsehen”, sagte ich und sicherte zu mich zeitnah zu melden.

Mir waren die Möglichkeiten bewusst die ein Nutzer hat um die Mitgliedschaft in O365 Gruppen und Verteilerlisten einzusehen, aber die geteilten Postfächer anzeigen auf die man selbst Zugriff hat, suchte ich vergeblich.

 

Lange Rede, kurzer Sinn: Der Kunde wartet – let’s script it!

Das nachfolgende Skript muss der Exchange-Admin ausführen, aber es geht allemal schneller als sich durch alle Shared Mailboxes zu klicken und nachzusehen wo der User berechtigt ist.

$usertosearch = "max@muster.de"
$sharedMailboxes = Get-Mailbox -RecipientTypeDetails SharedMailbox

foreach ($box in $sharedMailboxes) 
{ 
    $perms = Get-MailboxPermission -Identity $box.Alias

    foreach ($perm in $perms)
    { 
        if(
            $perm.User -like $usertosearch) 
            { 
                write-host $box.PrimarySmtpAddress 
            } 
    }
}

 

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