Office 365: Neue Möglichkeit zur Zusammenarbeit
Heute habe ich durch Zufall eine spannende Option in den Azure AD Organisationseinstellungen entdeckt:
Auch wenn derzeit noch Preview dran steht, finde ich die Funktion enorm nützlich. Ich weiß gar nicht, wie viele der durch mich betreuten Kunden schon danach gefragt haben.
Aber was hat es mit dieser Einstellung auf sich?
Auch wenn Microsoft fleißig daran arbeitet, gibt es auch in 2019 immer noch Personen die keinen Microsoft Account oder ein Office 365 / Azure AD Konto besitzen (wollen/können/dürfen).
Oftmals ist die IT in großen Konzernen sehr restriktiv und so dürfen bspw. keine privaten Accounts genutzt werden und der Einsatz von OneDrive ist frühstens in 2054 geplant.
Mit OTP (one time password) als Alternative zu klassischen Einladungen für die Zusammenarbeit in Office 365 ist auch denjenigen geholfen, die zu dem oben beschriebenen Nutzerkreis gehören.
Ein einmaliger Code in Kombination mit der eigenen E-Mail-Adresse dient als Authentifizierungsmethode um auf Inhalte zuzugreifen – Gültigkeit eines OTP: 24 Stunden.
Und so sieht es, anhand eines OneDrive Sharing-Prozesses, für die Benutzer aus:
Die Datei oder der Ordner wird über das Teilen-Menü mit einem externen Benutzer geteilt.
Der teilende Benutzer sendet eine Einladung zur Zusammenarbeit an die angegebene E-Mail-Adresse.
Microsoft prüft im Hintergrund ob zu dem Konto ein Microsoft-/Azure AD-Account existiert. Wenn dies nicht der Fall ist, wird der Eingeladene auf das OTP-Verfahren umgeleitet. Der eingeladene Benutzer gibt zur Verifizierung seine E-Mail-Adresse und den Einmalcode (OTP), welcher gesondert per E-Mail versendet wird, zur Authentifizierung ein.
Nach erfolgreicher Authentifizierung kann nun endlich kollaboriert werden.
Der Besitzer bzw. Absender der Datei-/Ordnerfreigabe bekommt außerdem eine Benachrichtigung darüber, das die eingeladene Person den OneDrive-Link geöffnet hat.
Microsoft zeigt damit wieder, das Feedback gehört und berücksichtigt wird. Ich bin gespannt was sich bis zur finalen Veröffentlichung hier noch tut.
