Sandro Reiter

vCard und IT-Blog

Office 365: Neue Möglichkeit zur Zusammenarbeit

Heute habe ich durch Zufall eine spannende Option in den Azure AD Organisationseinstellungen entdeckt:

Auch wenn derzeit noch Preview dran steht, finde ich die Funktion enorm nützlich. Ich weiß gar nicht, wie viele der durch mich betreuten Kunden schon danach gefragt haben.

 

Aber was hat es mit dieser Einstellung auf sich?

Auch wenn Microsoft fleißig daran arbeitet, gibt es auch in 2019 immer noch Personen die keinen Microsoft Account oder ein Office 365 / Azure AD Konto besitzen (wollen/können/dürfen).

Oftmals ist die IT in großen Konzernen sehr restriktiv und so dürfen bspw. keine privaten Accounts genutzt werden und der Einsatz von OneDrive ist frühstens in 2054 geplant.

Mit OTP (one time password) als Alternative zu klassischen Einladungen für die Zusammenarbeit in Office 365 ist auch denjenigen geholfen, die zu dem oben beschriebenen Nutzerkreis gehören.

Ein einmaliger Code in Kombination mit der eigenen E-Mail-Adresse dient als Authentifizierungsmethode um auf Inhalte zuzugreifen – Gültigkeit eines OTP: 24 Stunden.

 

Und so sieht es, anhand eines OneDrive Sharing-Prozesses, für die Benutzer aus:

Die Datei oder der Ordner wird über das Teilen-Menü mit einem externen Benutzer geteilt.

Der teilende Benutzer sendet eine Einladung zur Zusammenarbeit an die angegebene E-Mail-Adresse. 

Microsoft prüft im Hintergrund ob zu dem Konto ein Microsoft-/Azure AD-Account existiert. Wenn dies nicht der Fall ist, wird der Eingeladene auf das OTP-Verfahren umgeleitet. Der eingeladene Benutzer gibt zur Verifizierung seine E-Mail-Adresse und den Einmalcode (OTP), welcher gesondert per E-Mail versendet wird, zur Authentifizierung ein.

Nach erfolgreicher Authentifizierung kann nun endlich kollaboriert werden.

Der Besitzer bzw. Absender der Datei-/Ordnerfreigabe bekommt außerdem eine Benachrichtigung darüber, das die eingeladene Person den OneDrive-Link geöffnet hat.

 

 

Microsoft zeigt damit wieder, das Feedback gehört und berücksichtigt wird. Ich bin gespannt was sich bis zur finalen Veröffentlichung hier noch tut.

Teams: E-Mail-Kommunikation in Kanälen anzeigen

Microsoft Teams ist in seinem Segment als „eierlegende Wollmilchsau“ wohl einer der größten und gelungensten Würfe der IT-Branche in den letzten Jahren!

MS Teams hat sich so stark in meinen Arbeitsalltag integriert, das ich es nicht mehr missen möchte und vermutlich auch gar nicht kann. Ich bin bereits in Q4 2018 den Weg gegangen und habe mich als ersten User in unserem Tenant auf „teams-only“-Benutzung umgestellt.

Mein Skype for Business Client sagt mir beim Start nur noch freundlich:
Geh doch bitte zu Teams 😉
Meine letzte verbliebene S4B Funktionalität: An S4B-Meetings teilnehmen.

 

Teams auf Office 365 Gruppen aufzusetzen ist eine gelungene Entscheidung, mit einem großen Nachteil: Gruppenunterhaltungen – also E-Mails – tauchen nicht im jeweiligen Team auf. Ich muss zur Diskussion einer E-Mail diese immer erst an den Kanal weiterleiten.

 

Natürlich gibt es aber einen Workaround:

Jeder Teams-Kanal hat eine eigene E-Mail-Adresse welche auf @emea.teams.ms endet. Dieses Feature machen wir uns zu Nutze.

Als erstes empfiehlt es sich einen eigenen Kanal, beispielsweise namens „E-Mails“, im Team anzulegen.

Anschließend kann über das Kanal-Kontextmenü (•••) mit einem Klick auf „E-Mail-Adresse abrufen“ die Kanal-E-Mail-Adresse ausgelesen werden.

Mit dieser E-Mail-Adresse wird im Azure AD ein Gast-Nutzer angelegt.

Der angelegte Gastnutzer muss anschließend nur noch als Mitglied zur Office 365 Gruppe hinzugefügt werden. Das erledigt am besten die PowerShell um zu garantieren das der Gastnutzer auch ein Abonnent der Gruppe wird:

#add guest user as member to o365 group
Add-UnifiedGroupLinks -LinkType Members -Identity "myO365Group" -Links "myTeamsChannelGuestUser"
#add guest user as subscriber to o365 group to receive emails
Add-UnifiedGroupLinks -LinkType Subscribers -Identity "myO365Group" -Links "myTeamsChannelGuestUser"

Ab diesem Moment werden E-Mails an die O365 Gruppe auch in dem jeweiligen Teams-Kanal zugestellt.

Azure AD: UPN eines Hybrid-Users ändern

Als wir vor Kurzem einen neuen Kollegen eingestellt haben, wünschte dieser sich einen kürzeren Anmeldenamen (UPN) für Office 365 und Co.
Da ich natürlich vorbildlich bereits vor seinem Dienstantritt das Active Directory-Konto erstellt habe, änderte ich einfach den UPN am AD-Objekt und auch die neue Adresse im ProxyAdresses-Attribut wurde veröffentlicht und als primär festgelegt.

Als nach mehrfachen automatischen AAD Connect Synchronisationen der kosmetische Eingriff noch nicht geglückt war, habe ich eine manuelle Synchronisation angestoßen…

Start-ADSyncSyncCycle -PolicyType Delta

… allerdings ebenfalls ohne Erfolg.

 

Ich musste ein wenig in meinem Gedächtnis kramen – denn genau diese Änderung habe ich bereits an meinem eigenen Benutzerkonto durchgeführt – Déjà-vu! Mir fiel wieder ein, was ich schon mal vergessen habe.

Es ist natürlich richtig und wichtig den UPN und die neue Mail-Adresse im OnPremises AD zu ändern. Wenn das Konto aber bereits synchronisiert ist und in Azure AD angelegt, muss der UPN auch nochmal auf Azure AD-Seite geändert werden. Das gelingt ganz einfach wie folgt:

#connect to Azure AD tenant
Connect-AzureAD

#change UPN to default tenant-domain
Set-AzureADUser -ObjectId user@contoso.com -UserPrincipalName user@contoso.onmicrosoft.com

#set the UPN like the UPN in OnPrem AD
Set-AzureADUser -ObjectId user@contoso.onmicrosoft.com -UserPrincipalName mrright@contoso.com

 

Nachdem das nun erledigt ist, gilt der neue UPN in beiden IDPs – sowohl im Active Directory als auch Azure AD.

 

Famous last words: Wenn der UPN geändert wird, ändert sich auch die SIP-Adresse des jeweiligen Benutzers. Diese Adresse wird u.a. im Skype for Business-Verzeichnisdienst verwendet. Das wiederum hat die Folge, das bereits bestehende Kontakte den Benutzer mit neuem UPN erneut zur Kontaktliste hinzufügen müssen.